Datenschutzerklärung

rainmaker marketing GmbH, Bahnhofstr. 11, 31832 Springe, Deutschland · vertreten durch die Geschäftsführer Alexander Banafsche und Steven Melchior · E-Mail: denti@patientenmagnet.de.

Über denti gehen Bewerbungen und Patientenanfragen bei unseren Kunden ein – Zahnarztpraxen und vereinzelt anderen Betrieben wie Dentallaboren; im Folgenden sprechen wir einheitlich von der „Praxis“. Für diese Daten ist die jeweilige Praxis datenschutzrechtlich Verantwortliche; wir verarbeiten sie in deren Auftrag auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (abrufbar unter heydenti.de/avv). Wenn Sie sich über eine Anzeige beworben oder eine Anfrage gestellt haben und Ihre Rechte (Auskunft, Löschung, Berichtigung u. a.) ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an die Praxis, bei der Sie sich gemeldet haben – Anfragen, die uns erreichen, leiten wir unverzüglich dorthin weiter.

Für die Erhebung Ihrer Angaben im Meta-Formular sind die Praxis und Meta Platforms Ireland Ltd. gemeinsam Verantwortliche (Art. 26 DSGVO); Ihre Rechte können Sie insoweit auch gegenüber Meta geltend machen. Im Auftrag der Praxis kann eine automatisierte Vorprüfung eingehender Bewerbungen und Anfragen anhand der von der Praxis festgelegten Kriterien stattfinden; Fragen dazu beantwortet die jeweilige Praxis.

Die folgenden Abschnitte betreffen die Verarbeitungen, für die wir selbst Verantwortliche sind: den Besuch dieser Website und die Nutzung der Software durch Praxen und ihr Team.

Beim Aufruf von heydenti.de verarbeitet unser Hosting-Dienstleister technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browserkennung) in Protokollen, um die Seite auszuliefern und die Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Anwendung wird in der EU (Region Dublin) ausgeführt; die Verwaltungs- und Steuerungssysteme des Hosting-Dienstleisters (Kontrollebene) sowie dessen Protokolle können in den USA verarbeitet werden (Empfängerliste in Abschnitt 6).

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies: Anmelde-Cookies (gespeichert bis zur Abmeldung oder bis zum Ablauf der Anmeldung) und ein Bedien-Cookie, das für 24 Stunden speichert, welches Konto unser Team gerade betreut. Es gibt keine Analyse-, Statistik- oder Marketing-Cookies und kein Tracking; deshalb zeigen wir auch kein Cookie-Banner. Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen dieser Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich), für die anschließende Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anmeldung) bzw. lit. f DSGVO (Bedienung). Auf der öffentlichen Website werden Schriften und Bilder von unseren eigenen Servern geladen; im angemeldeten Bereich lädt der Browser hochgeladene Fotos und Videos direkt bei unserem Speicher-Dienstleister Supabase (EU-Region, Abschnitt 6) und überträgt Uploads direkt dorthin.

Kontaktaufnahme: Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, Ihren Namen und den Inhalt der Anfrage, um sie zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage einen Vertrag betrifft oder anbahnt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse an der Beantwortung). Wir löschen die Korrespondenz, sobald das Anliegen erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Konto und Anmeldung: Name, E-Mail-Adresse und Passwort (gespeichert ausschließlich als nicht rückrechenbarer Hash) sowie Protokolldaten zur Bestätigung von AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag (Zeitpunkt, Person, Fassung). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Daten eingeladener Team-Mitglieder (Name, E-Mail-Adresse) erhalten wir von der einladenden Praxis; insoweit ist die Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an der Durchführung des Vertrages mit der Praxis (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Chat-Assistenz und KI-Funktionen: Chatnachrichten sowie die im Gespräch abgerufenen Praxis- und Übersichtsdaten (einschließlich der Namen eingegangener Bewerbungen und Anfragen) werden zur Beantwortung an unseren KI-Dienstleister (Abschnitt 6) übermittelt; Sprachaufnahmen der Diktierfunktion werden zur Umwandlung in Text an einen weiteren Dienstleister (Abschnitt 6) übermittelt und dort nur vorübergehend (längstens 30 Tage zur Missbrauchskontrolle) gespeichert; hochgeladene Fotos werden zur automatischen Eignungsprüfung ebenfalls an unseren KI-Dienstleister übermittelt. Die Dienstleister verwenden diese Inhalte vertragsgemäß nicht zum Training ihrer Modelle. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Chat-Verläufe werden einschließlich einer Archivkopie für Support und Nachvollziehbarkeit gespeichert; unser Team kann Kundenkonten zur Einrichtung, Wartung und für den Support einsehen.

E-Mail-Benachrichtigungen: Zustell-Mails über neue Bewerbungen und Anfragen sowie System-Mails (z. B. Einladungen) versenden wir über einen deutschen E-Mail-Anbieter. Die Mails laden keine externen Inhalte nach. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Abrechnung: Für die Abrechnung des Vertrages verarbeitet unser Zahlungsdienstleister die Rechnungs- und Zahlungsdaten der Praxis; Zahlungsdaten selbst liegen ausschließlich dort. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Meta-Anbindung: Zum Schalten der Anzeigen übermitteln wir Anzeigeninhalte, Formularfragen und die Praxisadresse an Meta und rufen eingehende Bewerbungen und Anfragen für die Praxis ab (Abschnitt 2); außerdem prüfen wir täglich automatisiert den Status des Werbekontos, um Störungen früh zu erkennen. Rechtsgrundlage gegenüber der Praxis: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wir speichern personenbezogene Daten für die Dauer des Vertrages mit der jeweiligen Praxis. Nach Vertragsende bewahren wir die Daten des Kontos für eine mögliche Reaktivierung auf – längstens 24 Monate und ausschließlich zu diesem Zweck (Rechtsgrundlage: das berechtigte Interesse beider Seiten an einer unkomplizierten Wiederaufnahme, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); die Praxis kann stattdessen jederzeit Herausgabe oder Löschung verlangen (Löschung binnen 30 Tagen). Nach Ablauf der 24 Monate werden die Daten automatisiert gelöscht; Sicherungskopien laufen spätestens nach weiteren 35 Tagen aus. Von dieser Aufbewahrung ausgenommen sind die von der Praxis hochgeladenen Fotos und Videos des Medienarchivs: Sie werden bereits mit dem Ende des Zugangs gelöscht, weil der dafür belegte Speicherplatz nach Vertragsende weder vergütet noch genutzt wird und die Dateien für eine Reaktivierung nicht erforderlich sind; die Praxis kann sie bis dahin jederzeit selbst herunterladen. Motive, auf die eine geschaltete oder entworfene Anzeige verweist, bleiben als verkleinerter Beleg erhalten und gehen mit der vollständigen Löschung des Kontos. Über die vollzogene Löschung eines Kontos bewahren wir dauerhaft einen Nachweis auf, der den Namen der Praxis, das Vertragsende und den Umfang der gelöschten Daten festhält; er dient dem Nachweis unserer Löschpflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und enthält keine Daten von Bewerbern oder Patienten. Abrechnungsrelevante Daten bewahren wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB bis zu zehn Jahre auf. Die Personendaten zwischengespeicherter, nicht zuordenbarer Anfragen werden spätestens nach 180 Tagen automatisiert gelöscht. Protokolle des Hosting-Dienstleisters werden in der Regel nach wenigen Tagen, spätestens nach 30 Tagen gelöscht.

Wir arbeiten mit folgenden Empfängern zusammen (Einzelheiten und Änderungen bei den Auftragsverarbeitern: Anlage 3 des Vertrages zur Auftragsverarbeitung):

Soweit Daten in die USA übermittelt werden, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit die empfangende US-Gesellschaft dort zertifiziert ist, bzw. auf EU-Standardvertragsklauseln (SCC, Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, Beschluss (EU) 2021/914). Eine Kopie der Standardvertragsklauseln ist über EUR-Lex abrufbar; auf Anfrage stellen wir sie zur Verfügung.

Sie haben gegenüber dem jeweils Verantwortlichen das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Für Bewerbungen und Patientenanfragen ist die jeweilige Praxis der richtige Ansprechpartner (Abschnitt 2); für alles Übrige erreichen Sie uns unter denti@patientenmagnet.de.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren – etwa bei der für uns zuständigen Behörde: der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover – oder bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohn- oder Arbeitsorts.

Gegenüber den Nutzern der Software findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Auch die automatische Bildprüfung gibt lediglich eine Einschätzung zur Eignung ab; die Entscheidung über die Verwendung eines Motivs trifft die Praxis. Die Bereitstellung der Kontodaten ist für die Nutzung der Software erforderlich; ohne sie kann der Vertrag nicht durchgeführt werden.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitungen ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung; das Stand-Datum steht oben.